Conditions générales

1 – inscriptions aux ROULAGEs

a.  Prise en compte de la réservation

Une inscription est valable pour 1 personne et 1 moto. Une contribution de 5 € sera demandée pour chaque moto supplémentaire.

Dès la réception de votre paiement un courriel automatique vous sera envoyé pour confirmer votre inscription.

Le paiement par carte bancaire ou carte de crédit est instantané contrairement au transfert bancaire pouvant prendre plusieurs jours.

Le paiement doit parvenir impérativement dans les 5 jours suivant la réservation sans quoi elle sera définitivement annulée.
(Un courriel de rappel de paiement sera envoyé après 3 jours.)

Lors d’un événement complet, le premier paiement perçu sera prioritaire sur un autre paiement.

Attention : sauf erreur d’adresse courriel ou problème de réseau, tout pilote n’ayant pas reçu ce courriel de confirmation est considéré comme non inscrit à l’événement.

b.  Nullité

Sont considérées comme nulles :

• Les réservations non payées et non perçues 48 h avant l’événement.
• Les réservations dont le paiement est arrivé moins 48 h avant l’événement (*).
• Les réservations groupées avec un paiement unique dont les identités complètes et niveaux n’ont pas été fournis.

(*) Dans le cas d’un paiement tardif, le pilote se présentant au « Welcome » le jour de l’événement pourra faire valoir sa réservation en remettant la preuve bancaire de son paiement. Il ne sera pas repris dans les listes d’inscriptions du jour étant donné qu’il n’entre pas dans les conditions générales de validité d’inscription. Son inscription pourra être effective en fonction de la disponibilité des places dans son groupe de niveau. En cas d’impossibilité de rouler, il pourra bénéficier d’un bon cadeau valable une année.

c.  Désistement

Tout pilote inscrit ne s’étant pas présenté le jour de l’événement avant 9h00 au « Welcome », sans avoir préalablement prévenu, verra son inscription annulée sans possibilité de remboursement ni de report dans la cagnotte. Sa place sera dès lors disponible pour les demandes du jour.

Conditions d’annulation d'une réservation payée :

• Jusqu’à 20 jours avant l’événement
  annulation possible par mail suivant 3 options :
  • Report à un événement identique non complet,
  • Report dans la cagnotte exonéré de 30 € pour frais administratifs,
  • Remplacement éventuel par un motard du même niveau.
• Moins de 20 jours avant l’événement 
  pas d'annulation ni de report possible mais remplacement éventuel par un motard du même niveau :
  • Vous trouvez un remplaçant. Vous devrez alors nous fournir ses coordonnées de contact afin de procéder à la modification de l’inscription. Pour cela il doit avoir créé un profil sur notre site web. Cette personne s’arrangera avec vous pour le payement.
  • Nous trouvons un remplaçant. Nous procéderons à la modification de l’inscription et nous vous reverserons le montant de l’inscription dans votre cagnotte avec un retrait administratif de 30€.
• Covid-19 : La MRS ne pourra être tenu responsable d’une annulation pour cause de quarantaine ou de fermeture de frontière, il n’y aura pas de remboursement.

Assurance annulation/interruption :

• En alternative à ces conditions et au moins un mois avant le roulage, une assurance annulation/interruption peut être souscrite auprès de notre partenaire assureur Assuracing.

d.  Liste d’attente

Lorsqu’un événement est complet, il est possible de s’inscrire en liste d'attente.

Si une place se libère, le remplacement se fera selon les critères suivants :

• la date de réservation,
• le niveau recherché,
• le montant disponible dans la cagnotte lors d’un remplacement de « derniers jours ».

La participation n’est pas garantie, la Mertens Riding School est la seule autorité qui a le pouvoir de décision sur le choix du remplacement effectué.

Le réserviste retenu recevra un avis de paiement ou sera automatiquement inscrit si le montant demandé est disponible dans sa cagnotte.
Il recevra alors un avis de confirmation d’inscription par mail.
Toute demande d'annulation de cette inscription ne sera pas acceptée.

Il sera toutefois possible de s’inscrire sur place en fonction des disponibilités du jour et moyennant le paiement du tarif prévente majoré des 20€ de frais administratifs.
Les demandeurs seront reçus dans l’ordre de leur arrivée.

e.  Groupes par niveau d’expérience ou de rythme

Quatre groupes de niveau sont constitués selon vos critères personnels. Le nombre de groupes peut être modifié en fonction du nombre de participants.

Une reconstitution est prévue pour l’après-midi. Tout pilote invité à changer de groupe devra s'y soumettre sous peine de non-accès à la piste.
Dans tous les cas, si aucune information de niveau n’est connue par la Mertens Riding School, le pilote sera dirigé dans le groupe le plus lent.

f.  Nuisance sonore

Le participant s’engage à respecter les normes de limite sonore imposées par le circuit. L’échappement d’origine est requis sans quoi, il doit obligatoirement être équipé d’un « dB killer ». Les normes de bruit sont reprises sur les sites des circuits. (https://www.circuit-mettet.be, http://www.spa-francorchamps.be)

Au 01/01/2020, les limites de 94dB en statique et 101dB en dynamique sont généralement d’application.

Le silence moteur complet doit être respecté avant 9 h, de 13 h à 14 h et après 18 h, y compris dans le paddock.

L’organisateur peut exclure à tout moment un participant qui présenterait une moto avec des défauts techniques (pneus, freins, bruits, fuites d’huile, etc.) et ce, sans remboursement ni de report dans la cagnotte envisageable.

2 – PAIEMENT

a.  Modes de paiement autorisés

• Par carte bancaire, carte de crédit ou transfert bancaire : vous êtes redirigé vers le service de paiement sécurisé MultiSafepay (les coordonnées pour le transfert bancaire seront affichées).
• En espèce sur place, le prix du roulage est majoré pour frais administratifs (voir prix indiqué au « Welcome »).

b.  Demande de facture

Toute demande de facture se fait en ligne via le formulaire de réservation (remplir les coordonnées de facturation). La facture sera envoyée 10 jours après l’événement correspondant.
Sinon elle peut se faire par mail au plus tard 10 jours après l’événement sans frais. Au-delà de ce délais, toute demande tardive s’accompagnera d’une charge administrative de 30 €.

c.  Modalités

Nos factures sont envoyées dans les 15 jours qui suivent la prestation. Nos factures sont payables à 15 jours de la date d’émission. Le défaut de paiement à l’échéance entraînera de plein droit et sans sommation un intérêt de 1 % par mois à partir de la date de la facture et le montant sera majoré de 15 % avec un minimum de 150 € à titre d’indemnité forfaitaire pour les frais extrajudiciaires. Toute contestation d’une facture doit nous parvenir par courrier postal recommandé au plus tard 8 jours après la date d’émission. En cas de litige seuls les tribunaux de Neufchâteau sont compétents.

3 – SÉCURITÉ

L’accès au paddock est réservé aux participants. La vitesse y est limitée à 10 Km/h. Les véhicules des accompagnants doivent rester sur le parking supérieur.

Dans la pitlane, la vitesse est limitée à 30 Km/h. Il est interdit de fumer. Les enfants de moins de 15 ans ne sont pas autorisés sauf s'ils sont accompagnés d'un adulte. Les animaux sont interdits.

L’organisateur ne peut être tenu responsable des accidents dont pourraient être victimes les usagers (pilotes ou accompagnants), tant au niveau corporel que matériel. Il ne sera pas responsable des vols ou litiges survenant entre les usagers dans l'enceinte du circuit, piste, pitlane, paddock, parking, bureau...

Il est interdit de faire entrer et/ou de consommer de l’alcool ou de la drogue. Le non-respect peut entraîner l’exclusion.

L’organisateur se réserve le droit d'interrompre à tout instant l'évolution des participants pour des raisons de sécurité.

Seuls les photographes munis d’une carte de presse valable sont autorisés à circuler autour du circuit. Ils devront signer, dès leur arrivée, un abandon de recours. Ils doivent porter une chasuble fluorescente.

4 – DÉGÂTS MATÉRIELS

Tout dégât causé par un participant ou par ses accompagnants au sein du circuit - tant en ce qui concerne l'enceinte, l'infrastructure ainsi que la piste et ses accessoires - est à charge du participant.

Lorsque vous recevez un transpondeur, vous êtes responsable de celui-ci. Le transpondeur doit être mis correctement. En cas de perte ou de défaut, un montant de 400 € sera facturé au pilote. Ce montant doit être payé immédiatement. Lors de votre inscription, vous acceptez ces conditions.

5 – FORCE MAJEURE

Si, pour une raison de force majeure (intempéries, incident en piste ou inattendu), une, plusieurs ou toutes les sessions de la manifestation devaient être annulées, le participant s’engage à ne pas réclamer d'indemnité ni de remboursement ou de report dans la cagnotte à l’organisateur.

6 – CHARTE DU PARTICIPANT

Je m’engage à obtempérer à toutes indications par des signaux et/ou des drapeaux. Le non-respect peut engendrer l'exclusion de l’événement.

Je m’engage à assister au briefing obligatoire de début de l’événement. Si je n’ai pas pu assister à ce briefing, je devrai assister à un autre briefing avec un instructeur avant de prendre la piste, au risque de rater la première séance de roulage.

A l'issue du briefing, un bracelet ou une pastille adhésive vous sera fourni. Pas de signe distinctif = pas d'accès piste.

Je m'engage à porter une protection dorsale lors de chaque montée en piste.

J'accepte les risques inhérents à la conduite moto ou voiture sur circuit sans pouvoir exercer une action à l'encontre de l'organisateur de l'événement, que je sois accidenté de mon fait ou par celui d'une autre personne présente sur la piste (panneauteur, photographe, commissaire, stagiaire, personnel de service ou autre).

Je déclare savoir que seul un poste de soins avec 2 infirmiers, une ambulance et un médecin seront accessibles lors des événements.

Je déclare avoir les aptitudes physiques pour la conduite sur circuit.

Je déclare sur l'honneur que tous les renseignements fournis sur les documents d’inscription sont exacts.

Je déclare m'inscrire en pleine connaissance des risques encourus.

Je m’engage à compléter et à signer l’abandon de recours le jour de l’événement, au plus tard.

Je dégage l’organisateur de toute responsabilité pénale ou civile en cas d'accident corporel ou matériel pouvant survenir lors des événements. En cas de litige les tribunaux de Neufchâteau seront seuls compétents.

7 – CAGNOTTE

Le montant accumulé dans la cagnotte doit être utilisé dans les 2 ans. Ce délai passé, ce montant ne pourra plus être réclamé.

8 – BON CADEAU

Il doit être déposé dans la cagnotte dans les douze mois qui suivent sa date d’émission. Pas de remboursement possible.

Dernières modifications : 26/11/2020
 

Siège social

2W Events SRL
Rue Saint Donat, 6
B-5640 Mettet
TVA: BE 0525.856.301